Дневник iResto

Борьба со злоупотреблениями персонала – одна из главных задач владельца или управляющего ресторана. По некоторым исследованиям, владелец ресторана недополучает около 10% от выручки - они проходят мимо кассы! Зачастую, потратив огромные средства на разнообразные технические новинки, и даже установив систему автоматизации ресторана, руководители обнаруживают, что их усилия пропали даром: люди изобретательны и всегда находят способ обмануть даже самые хитрые устройства. Тем не менее, значительно снизить, а иногда и полностью прекратить злоупотребления можно, если подойти к решению проблемы системно.

1. Ситуации, связанные с прокаткой скидочной карты. Событийный видеоконтроль позволяет сократить уровень злоупотреблений.
Один из популярных инструментов борьбы – видеонаблюдение. Планируя открытие ресторана, установку видеокамер теперь включают в проект практически все. Для владельца или управляющего возможность своими глазами увидеть, что происходит в зале или на кухне, трудно переоценить. Но на поиск необходимого фрагмента уходит масса времени, которого всегда не хватает. Поэтому зачастую руководители пренебрегают просмотром записей, в результате дорогое видеооборудование используется только на десять-пятнадцать процентов от своих возможностей, а недобросовестные сотрудники не стесняются видеокамер. Уникальный инструмент для контроля над действиями персонала предлагает система автоматизации ресторана iiko: все события в ней взаимосвязаны с соответствующими видеофрагментами. Теперь Вам не надо просматривать часами многочисленные кассеты с записью: iiko по номеру чека или названию операции, имени гостя или официанта и тому подобным параметрам мгновенно отсортирует нужные Вам фрагменты записи.
Допустим, вы захотите посмотреть ситуации, связанные с прокаткой скидочной карты. Подобные ситуации знакомы всем: официант или кассир нашел забытую на столе дисконтную карту. Что происходит дальше? Случайному гостю после обеда или ужина выдается пречек на полную сумму, который он оплачивает, затем «прокатывается» скидочная карта, и в кассу (а также в фискальную память и в управленческий учет) попадает неполная сумма. А разница ложится в карман сотрудника заведения. Это можно отследить, посмотрев, кто применяет данную карту. Чтобы развеять или подтвердить ваши сомнения, достаточно нескольких минут просмотра.

2. Злоупотребления в барах и ночных клубах. Актуальные данные по остаткам на складе до закрытия дня.
Самый популярный участок воровства — это бар. Практически в любом заведении алкоголь наливается «на глаз», а переливы и недоливы не позволяют вести четкий учет расхода алкогольной продукции, поэтому и общий учет алкоголя зачастую ведется «на глаз». Бармены активно этим пользуются: продают недолитые остатки алкоголя, и полученные деньги кладут себе в карман? Такой способ широко распространен в ночных клубах. Клиентам таких заведений зачастую важно привлечь внимание бармена, взять желаемый напиток и отойти от стойки, где постоянно не хватает места и создается ажиотаж. Как правило, никто не задумывается о том, чтобы взять фискальный чек. А у барменов появляется возможность продавать неучтенные остатки или свой собственный алкоголь.
В ресторанах данный процесс затруднен, так как клиент дожидается счета и, как правило, проверяет позиции в чеке. Но и здесь есть свои методы: официант может сказать, что оплата позиций из бара будет идти отдельным счетом (другой вариант: сломалась касса в баре и т.д.) и принять оплату за алкоголь отдельно. Таким образом, в отчетность попадают только блюда из основного меню в ресторане. Этот процесс легко контролировать с помощью дозатора налива напитков, который подключается к станции официанта/бармена и на основе пробитой позиции наливает в тару строго отведенную дозу напитка, что позволяет контролировать расход алкоголя и других напитков, которые продаются в розлив. Но даже и без дозаторов, имя умную систему автоматизации можно контролировать барменов. Один из способов - инвентаризация посредством современных систем (таких как iiko), которые умеют «вести» складские остатки в режиме он-лайн, то есть списывают со склада в момент продажи. Ресторатор знает количество остатков на складе (то, что называют книжное количество) в любой момент времени с точностью до секунды. Бар-менеджер, управляющий или владелец звонит, например, в пятницу в 21.38 в бар и просит бармена взвесить, скажем, коньяк или водку. Не надо ничего никуда переливать, взвешиваются начатые бутылки и определяется вес напитков вместе с тарой. Современная система автоматизации по этим показателям определяет количество содержимого продукта и сравнивает с книжным количеством. Если есть воровство - система моментально покажет расхождение по каждой проверяемой позиции. Подобные вещи выявляются только точечной инвентаризацией. Такую проверку можно делать и в удаленном доступе. В этом случае ресторатор отслеживает на мониторе все происходящее на предприятии, то есть все действия бармена. Ресторатор видит и книжные остатки, а, значит, итог проверки ему известен сразу, и он в этот же момент сообщает бармену, что результаты не сходятся. Предупреждает сотрудника, что недостача списывается с него по продажной цене. Один-два раза вы делаете точечную инвентаризацию, и бармен усваивает, что этот канал закрыт. Выбор для него небольшой: либо его уволят, либо он будет работать честно.
Теперь необходимо сделать так, чтобы ему стало выгодно быть честным. Традиционного мотивирующего фактора, которым являются чаевые, для достижения этой цели недостаточно. С помощью программы для ресторана iiko можно устанавливать процент с продаж, а также автоматически начислять премии, что в сочетании с гибкой почасовой оплатой позволяет старательному сотруднику зарабатывать хорошие деньги, одновременно увеличивая прибыль заведения. Тем более, что iiko подсказывает официантам и барменам, что можно продать «попутно».
При этом ресторатор получает возможность оптимизировать затраты на персонал, просчитывая оптимальное количество работников на определенный день. ПО iiko прогнозирует их по дням недели, месяца, чтобы в конце месяца ресторан мог выйти на плановые позиции: если по бюджету запланированы затраты на персонал в размере 17%, то так и должно быть.

3. Вы в ресторане. Ужин закончен, Вы хотите получить счет, расплатиться и уйти. Какую уловку здесь может использовать недобросовестный официант?
Вам приносят предварительный счет, который предназначен для ознакомления посетителя с его заказом, но не является окончательным фискальным чеком. Обычно посетители ресторана оплачивают счет, получают сдачу и уходят, не обратив внимание на то, что принесли со сдачей: предварительный или фискальный чек. Бывает, официанты приносят чек с уменьшенной суммой. Один из способов возможен при неправильном назначении прав доступа для официантов и кассиров. В целях уменьшения случаев воровства необходимо настроить права доступа в программе таким образом, чтобы после печати предварительного чека заказ блокировался, и официант не мог вносить в него изменения без вызова менеджера зала или старшего официанта. Зачастую владельцы ресторанов пренебрегают этой опцией, поэтому после того, как официант принял у посетителя деньги, он вполне может отменить пару позиций, занесенных в чек, а сэкономленную сумму положить себе в карман. Посетителю в этом случае выдается снова предварительный чек, а фискальный чек печатается с уменьшенной суммой. Чтобы проконтролировать персонал необходимо в программном обеспечении: ограничить права официанта (настроить запрет внесения изменений в заказ после печати предварительного чека); проводить сверку приготовленных блюд на кухне и оформленных в системе; разместить в зале сообщения: «Если Вам не выдали фискальный чек — счет оплачивает официант» или «Если сумма в фискальном чеке и предварительном счете отличается — обращаться по телефону…» и т.д. Безусловно, грамотное назначение прав доступа — это не панацея от всех бед: официант и менеджер, имеющий права на редактирование заказа после печати предварительного чека, могут находиться в сговоре. Однако, выполнив необходимые операции контроля за персоналом, можно значительно сократить случаи воровства.

4. Еще один способ воровства — неучет предоплаты при организации массового праздника. Как все происходит?
Вы приходите в ресторан, чтобы заказать столик для празднования своего дня рождения. Очень часто менеджеры просят внести предоплату. При внесении предоплаты выдается расходный ордер, заполненный менеджером «от руки». Не исключен тот факт, что владелец заведения не увидит эту денежную сумму. Чтобы этого не произошло, в программном обеспечении должна быть предусмотрена эта ситуация. Так, например, в программном обеспечении iiko помимо возможности оформления банкета, резервирования стола, ввода пожеланий, гостю можно оформить документ «Предоплата», в этом случае, при оплате основного счета внесенная ранее сумма будет учтена. Получается, что первый чек, который выдается клиенту — это фиксированная предоплата, второй — оставшаяся сумма с учетом предоплаты. В отличие от расходного ордера оба чека будут пробиты в фискальном регистраторе, что дает уверенность в том, что деньги не пройдут мимо кассы. А желаемый столик не только не будет занят, но и будет оформлен должным образом к моменту начала празднования.
Это лишь несколько примеров уменьшения выручки ресторанов из-за недобросовестного персонала. Практически все способы воровства официантов/кассиров/барменов и менеджеров связаны с выполнением критических операций, правами доступа на их совершение и проведение денежных сумм в обход фискальных регистраторов. Управляя рестораном, важно контролировать такие операции как откладывание чека, отмена чека, редактирование заказа после печати предварительного чека. В целях безопасности необходимо обязательно ограничивать служащим права доступа к базе данных системы, к ее настройкам.

Компания «АйРесто» уже много лет занимается автоматизацией ресторанов, кафе и ТРЦ. Специалисты компании являются сертифицированными профессионалами, готовыми решить любые задачи при автоматизации кафе и ресторанов не только в Нижнем Новгороде и обрасти, но и за ее пределами. Используя грамотное разделение процессов и правильную их автоматизацию, коэффициент эффективности работы всего вашего заведения повысится в несколько раз.

Автоматизируйтесь правильно с компанией «АйРесто»!