iResto: автоматизация кафе

Что определяет успех любого заведения индустрии гостеприимства и развлечения, будь то ресторан, бар или кафе? Хорошая кухня, правильно реализованная концепция, продуманный стиль, и конечно, отличный сервис, оперативная работа персонала и грамотно поставленное управление!

Сегодня сочетание скорости и качества стало реальным благодаря возможностям автоматизации ресторана. Для успешной работы владельцу ресторана (бара, кафе) уже необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда — затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности заведения по такому количеству параметров вручную практически невозможно.

Для чего нужна автоматизация — все более или менее себе представляют. В двух словах — для эффективного управления заведением, ускорения процесса обслуживания и уменьшения возможностей злоупотреблений со стороны персонала — в первую очередь воровства.
Автоматизация ресторанов, баров, кафе — зачем?

Действительно, зачем нужно автоматизировать ресторан, кафе, бистро или другое предприятие, которое занимается оказанием услуг общественного питания? Ведь и так вроде работает. И денег приносит. И все вроде хорошо. Вот только много об этом стали говорить, конкуренты компьютеры себе поставили, официанты теперь с карточками магнитными ходят и пальчиками в монитор тычут…

Маленький экскурс в историю. Еще лет пять назад для многих руководителей основой целью автоматизации ресторана было предоставление посетителям красивых счетов и сокращение времени на их написание. Более «изощренной» целью было желание сделать «также как у конкурентов».

Сегодня ситуация совсем другая и все чаще руководители предприятия заняты конкретными задачами: сократить злоупотребления, увеличить количество постоянных клиентов, сократить рутину у бухгалтера или заведующего производством. Другими словами, пришло понимание того, что автоматизация кафе или ресторана нужна для решения конкретных задач, а ее целью является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных управленческих решений.

Ключевые слова здесь — «быстрое» и «своевременных». Ведь в конечном итоге, чем быстрее узнали — тем оперативнее отреагировали. Посмотрели. Увидели, что официант ворует (неприятно, но, к сожалению, не редкость) — поставили на вид или уволили, не дожидаясь, пока он купит себе автомобиль на ваши деньги.

Получили данные о посещениях VIP-клиентов за последний месяц — вовремя поняли с кем нужно работать, чтобы совсем не потерять важную персону. И так во всех разрезах учета: посетители, персонал, товарно-материальные потоки, поставщики, финансовые показатели.

Наша компания специализируется на автоматизации предприятий HoReCa с помощью инновационной системы автоматизированного учета iiko. Мы намеренно выбрали только эту систему и не предлагаем больше никаких других вариантов, потому что только это решение позволяет в едином информационном пространстве полноценно управлять финансовыми, материальными и человеческими ресурсами предприятия индустрии гостеприимства, снижать издержки и увеличивать прибыль, а также эффективно бороться со злоупотреблениями персонала. Естественно, что такой мощный инструментарий системы оказался так широко и быстро востребован на рынке. Большой интерес к решениям iiko со стороны крупных ресторанных сетей возник благодаря мощному и гибкому функционалу, позволяющему эффективно управлять территориально-распределенной сетью в реальном времени. В настоящее время iiko успешно используется во многих ресторанах и ресторанных сетях России и 20 других стран. Только за прошлый год к числу наших новых клиентов присоединилось более 60-ти заведений общественного питания в Приволжском Федеральном округе, преимущественно в Нижегородской области и Республике Татарстан. Нам доверяют крупные игроки ресторанного рынка количество ресторанных объектов, которых более 15, а также Федеральные игроки, чьи объекты мы автоматизировали.

Современный динамичный рынок ресторанного бизнеса требует соответствующего подхода. Как говорили еще древние римляне — «Periculum in mora», или наши классики — «Промедление смерти подобно». «Существует одно мнение, полностью отражающее суть системы iiko и бизнеса в целом, — если вы не контролируете процесс или показатель значит, вы им не управляете. Для этого в iiko есть целый ряд инструментов, по которым в режиме реального времени, а значит быстро и своевременно можно принимать управленческие решения.

В качестве примера можно привести управление контролем закупочных цен, данный механизм представлен в отчетах, а также доступен через web-интерфейс. Благодаря этому в момент заключения договора с новым поставщиком можно в сей же момент оценить выгоды предложения поставщика.

Есть еще одна важная возможность, которая представлена в iiko — управление складом и фудкостом в режиме реального времени. Обычно, большинство ресторанов, подводят итог деятельности по определенным периодам, как правило, каждый такой период заканчивается инвентаризацией и подсчетом прибылей и убытков. Зачастую владельцы ресторанов вынуждены ожидать итогов до конца месяца или квартала, чтобы зафиксировать прибыль или убыток. Планировать опираясь на устаревшие данных можно только с очень большими допусками. Для наиболее эффективного контроля над бизнесом необходимо управлять фудкостом, то есть отношением общего расхода продуктов к выручке. Если на Вашем предприятии уже установлена система iiko, то актуальную картину расхода продуктов вы можете видеть в виде суммовых показателей и процентного соотношения их к общей выручке. Вся отчетность доступна в режиме он-лайн. Устанавливая нормы на каждый из показателей, Вы можете контролировать их выполнение, а стимулировать линейный персонал поможет встроенная система мотивации».

Автоматизация ресторана — как? На что следует обратить внимание в процессе автоматизации?
В первую очередь нужно определиться со сроками. Даже если вы прирожденный оптимист, не откладывайте автоматизацию на неделю до открытия предприятия. Задержка открытия, необученный персонал и всеобщая нервозность — это обычный результат «недельного» запуска.

«Недельный» запуск — да, он возможен! Но с несколькими оговорками: 1 — линейный и управленческий персонал заказчика уже знает и умеет работать в системе iiko; 2 — на этапе подготовки помещения проложены все кабельные системы; 3 — описаны все бизнес-процессы и назначены ответственные; 4 — проработано все меню и на каждую позицию есть технологическая и калькуляционная карта; 5 — вся информация занесена в систему.

В этом уникальном случае «недельный» запуск состоится. В реальности все обстоит несколько иначе.

В случае с существующим бизнесом, в котором уже есть отлаженные бизнес-процессы, сформирована организационная структура, формализованы стандарты по всем сферам деятельности много сложностей. В этом случае необходимо внимательно изучить текущее состояние, предложить варианты и только после этого приступать к действиям. Обычно сроки перевода существующего предприятия на систему iiko в районе 2 месяцев. С новым предприятием проще. Как правило, сроки автоматизации нового заведения примерно 1 месяц.

Поэтому, если предприятие новое, запускать процесс автоматизации лучше на этапе ремонта помещения. Как минимум, следует обсудить с компанией-интегратором основные темы.

На работающих предприятиях процесс будет более затянут во времени, и менее комфортен ввиду прокладывания коммуникаций и установки автоматизированных рабочих мест в уже отремонтированных помещениях. Однако, данное обстоятельство не должно быть препятствием для руководителей, решивших выйти на новый уровень в управлении компанией.

Итак, первое, на что следует обратить пристальное внимание — это электрическая сеть. Регулярные перебои с электропитанием, негативно сказываются на работе всей системы автоматизации. Причем речь идет как о полном прекращении подачи электропитания, так и о падении мощности. В любом случае следует произвести технологические замеры с помощью профессионального оборудования и предупредить возможные сбои, используя источники бесперебойного питания.

Следующий пункт — расположение рабочих мест. Сколько, какие именно рабочие станции официанта, бармена и кассира нужны и где их расположить. Станции должны быть удобны в использовании, надежны, оптимально «вписываться» в интерьер. Также следует подумать о росте посещаемости, следствием которой может стать увеличение количества рабочих мест. Где расположить еще одну-две станции? Наверное, электро и компьютерную сети следует протянуть туда заранее? Вопрос, конечно, риторический. А что делать с рабочими местами во время проведения банкетов — ведь возможно потребуется их передвинуть?

Важная задача в процессе автоматизации — обучение сотрудников вашего предприятия работе с системой. От того, как быстро и четко персонал будет использовать программу, зависит качество обслуживания, поэтому экономить на обучении вряд ли стоит. Отметим пару нюансов. Администраторы должны знать как возможности администрирования, так и функции официанта и кассира в системе. Поэтому в группу обучения официантов должны входить и администраторы. Обучать новых сотрудников можно в смене с более опытными коллегами, однако, для сокращения злоупотреблений, лучше, если это будут «проверенные» лица.

На сегодняшний день мы предлагаем два варианта обучения персонала заказчика. Первый вариант — типовой курс обучения. Общий курс для быстрого изучения системы. Рассматриваются основные элементы системы iiko, разбираются общие примеры ведения учета, например создание технологических карт, расчет себестоимости, учет полуфабрикатов, комплексных обедов, заведение типов оплат и формирование прейскуранта заведения, финансовый учет и т.д. Данного курса вполне достаточно для начала работы в системе. Дальше заказчик сам формирует модель ведения учета на своем предприятии. Этот вариант больше всего подходит новым предприятиям.

Второй вариант — комплексный. Здесь перед началом обучения аналитик изучает работу заведения. Строит модель или демо-стенд. Утверждает модель с заказчиком, формализует бизнес-процессы и уже по этой модели происходит обучение персонала. В этом случае конкретные сотрудники получают необходимые сведения для выполнения своих обязанностей. Такой вариант востребован уже существующими предприятиями, которые, как я говорил выше, уже имеют отлаженные процессы и свою политику ведения учета».

В заключении, обратим ваше внимание, что в первые несколько дней после запуска системы на предприятии, обязательно следует иметь в смене представителя компании-интегратора.

Я считаю, что техническая поддержка это неотъемлемый этап автоматизации. Мое мнение разделяют многие наши клиенты. После завершения работ по внедрению системы возникает потребность в контроле работы системы. Это могут быть и технические вопросы по поддержке оборудования и установке обновлений, но большая часть вопросов методические. Например, помощь по ведению складского учета, проведение аудита по ведению учета, ну и конечно консультации по пресечению «злоупотреблений» в заведении и построении эффективной системы контроля.

Автоматизация баров, ресторанов, автоматизация кафе позволит оперативно решать любые вопросы, что сделает вашу работу комфортной, а клиентов — довольными.

Понимаю, что в короткой статье описать весь спектр возможных решений по автоматизации нереально. Поэтому, звоните в компанию iResto: (831) 216-04-99. Я и мои коллеги поможем Вам подобрать оборудование для автоматизации столовой, ресторана или кафе; проконсультируем по функционалу программного обеспечения, а так же проведем весь спектр предпроектных работ, работ по внедрению и обучению персонала, постпроектное сопровождение.

–-
Журнал «HoReCa - Поволжье» №7, №8 2014 г.
Генеральный директор компании «iResto»
Пепеляев Дмитрий Александрович

Специалисты компании iResto успешно внедрили систему автоматизации в недавно открывшемся новом роскошном ресторане «Nikola Diamond» на улице Большая Починская в Сормово с традиционной русской, настоящей грузинской и европейской кухней.



Дизайнеры создали в нескольких разных по объему залах ресторана уникальные стили интерьеров, помогающие гостям расслабиться и непринужденно отдохнуть в просторных помещениях с большими чистыми окнами. Ресторан оснащен мягкой мебелью, шикарными люстрами, танцполом, плазменными экранами и новым музыкальным оборудованием. В летний период посетители могут разместиться в беседках, находящихся в зеленом мини-парке.

Руководство ресторана Nikola Diamond после детального изучения программы iiko и ее сетевого решения iikoChain, приняло решение, перейти именно на этот программный продукт.

В ресторане было установлено надежное, современное оборудование:
•POS-терминал Posiflex XT-3015
•Принтер документов FPrint-22 для ЕНВД
•Ящик денежный автоматический Posiflex CR-3100B
•IP-Видеокамера D-Link DCS-2310L
•Сервер базы данных

В результате внедрения владельцы получили надежный инструмент для:
•Оперативного получения максимально точных консолидированных финансовых показателей сети предприятий
•Обеспечения централизованного закупа продуктов и контроля поставщиков
•Реализации маркетинговых акций и спец. предложений для привлечения гостей
•Централизованного управления персоналом и зарплатой, поддержка гибких схем мотивации
•Ведения и контроля единых справочников и стандартов
•Контроля всех бизнес-процессов в заведениях, как из центрального офиса, так и удаленно через Интернет

На данный момент специалисты компании iResto осуществляют техническую поддержку системы iiko в ресторане Nikola Diamond в Нижнем Новгороде.

Желаем Nikola Diamond много постоянных гостей и процветания!